Organização de Eventos

A TOKE enquanto organizadora profissional, competente de Eventos, possuíndo material audiovisual próprio, assegura a organização e coordenação de congressos, convenções, colóquios, conferências, workshops, acções de formação e divulgação, reuniões profissionais, através da concepção, planeamento e execução de todas as tarefas necessárias.

Possuímos um sistema de organização de eventos que ajudará a preparar uma celebração personalizada. Tirando o máximo partido das suas ideias, valorizando todos os pormenores e com acompanhamento permanente da equipa de organização da TOKE.

 FAZEMOS GRANDES EVENTOS COM PEQUENOS DETALHES .

A equipa da TOKE é constituída por um conjunto de profissionais com mérito reconhecido com formação específica em Protocolo garantindo a qualidade dos serviços prestados.

• Concepção e gestão do evento
• Marketing e design do evento
• Selecção e gestão dos espaços para realização do evento
• Secretariado
• Hospedeiras
• Alojamento
• Transferes
• Catering
• Programa social
• Tecnologias da informação
• Interpretação em simultâneo
• Brindes e material diverso
• Programa científico
• Exposição Técnica / Elaboração de stands
• Painéis para posters / Painéis de sinalização / Panéis de secretariado

Concepção e gestão do evento

• Concepção, planeamento, organização e divulgação do evento;
• Consultoria e apoio técnico em todas as fases do evento;
• Planeamento do Programa: assistência ao nível da criação e gestão das fichas de inscrição para o evento e hotéis.
• Apoio à gestão financeira do evento.

Marketing e design do evento

• Desenvolvimento do plano de marketing e promoção, nomeadamente, definição de objectivos e estratégias, concepção e produção de material promocional e publicitário;
• Contactos com os órgãos de Comunicação Social, para divulgação do evento e realização de Conferências de Imprensa;
• Criação de anúncios;
• Elaboração e difusão de «Press Release»;
• Edição do «Jornal Diário» do evento;
• Concepção dos elementos gráficos do evento em geral, nomeadamente do(s) Logotipo(s);
• Design e produção (impressão) de cartazes, programas, formulários de inscrição, formulários de comunicações, livros de resumos/comunicações, convites para almoços/jantares de trabalho, entre outros;
• Impressão de certificados de presença para participantes e diplomas para prelectores.

Selecção e gestão dos espaços para realização do evento

• Estudo prévio do formato e participantes do evento, para posterior selecção dos espaços adequados;
• Apresentação ao cliente dos vários espaços possíveis;
• Reserva do(s) espaço(s) pretendido(s);
• Estudo das áreas e sua distribuição e organização de acordo com as acções a desenvolver;
• Decoração do espaço – concepção de projectos de stands, expositores, arranjos florais, lettering, etc;
• Montagem de todo o tipo de equipamento/mobiliário necessário à realização do evento (meios audiovisuais, informáticos, equipamento de interpretação simultânea, entre outros);
• Instalação de um Business Center de apoio ao evento;
• Sinalização de todo o espaço;
• Montagem de painéis para exposição de posters,trabalhos e comunicações livres.

Secretariado

• Elaboração e coordenação de «mailings»;
• Gestão e processamento informatizado de todas as inscrições;
• Impressão e distribuição dos crachás de identificação dos participantes, prelectores e organizadores;
• Elaboração de relatórios ao longo de todas as fases do evento;
• Apoio generalizado à Comissão Organizadora;
• Contactos com instituições, patrocinadores, prelectores e participantes;
• Elaboração e distribuição de diplomas e certificados de participação no evento;
• Recepção e distribuição aos participantes da documentação do evento (trabalhos, folhetos, prelecções, resumos, etc...)

Hospedeiras

• Disponibilização de um serviço de hospedeiras qualificadas para eventos de dimensões e natureza diversas;
• Aconselhamento quanto ao número e características das hospedeiras consoante o tipo de evento;
• Selecção de hospedeiras e hospedeiros qualificados, multilingues, com apresentação cuidada e boa capacidade de comunicação;

Alojamento

• Pré-selecção de Hotéis – 3, 4 e 5 estrelas;
• Apresentação de várias opções para alojamento;
• Negociação de preços e condições;
• Elaboração de «rooming-lists;
• Gestão e processamento informatizado da distribuição de participantes por Hotel;
• «Welcome Reception» em todos os hotéis seleccionados para recepção e encaminhamento de participantes e prelectores.

Transferes

• Análise e selecção dos transferes necessários;
• Organização do serviço de «shuttles» de apoio;
• Planeamento «Schedule» dos transferes;
• Disponibilização de transferes pessoais para oradores e participantes «VIP» em veículos de Classe A, com motorista multilingue;
• Organização das viagens dos participantes, prelectores e acompanhantes

Catering

• Análise das necessidades do evento na área da restauração;
• Pré-selecção e proposta do fornecedor mais adequado;
• Selecção de ementas ;
• Supervisão da qualidade e eficiência dos serviços contratados.

Programa social

• Organização de «Tours» para acompanhantes e participantes;
• Organização de programas lúdicos para acompanhantes;
• Organização de actividades culturais;
• Planeamento e reserva do programa social.

Tecnologias da informação

• Elaboração da página do evento para promoção do mesmo via internet;
• Disponibilização de formulários de inscrição e pagamentos on-line;
• Fornecimento de todo o equipamento audiovisual (écrans, retroprojectores, videos, «flip-charts», projectores de slides, microfones de lapela, etc);
• Disponibilização dos meios informáticos (hardware e software) e respectivo apoio técnico especializado;
• «Televoters»: equipamamento para votação em simultâneo por I.R., de resposta simples ou múltipla com projecção imediata dos resultados.

Interpretação em simultâneo

• Planeamento e coordenação dos serviços de interpretação simultânea;
• Tradução de documentação diversa;
• Montagem de cabinas de interpretação e disponibilização de equipamento de apoio;
• Tradução/interpretação em qualquer idioma.

Brindes e material diverso

• Pastas especialmente concebidas para cada evento;
• Painéis indicativos e para exposições;
• Cabanas de mesa para identificação de todos os prelectores;
• Brindes diversos criados de acordo com o carácter do evento com o respectivo logotipo, a definir pela Comissão Organizadora.

Programa científico

• Orientação na definição das directivas gerais do programa científico;
• Tratamento de requisitos especiais dos prelectores;
• Troca de comunicações/informações com os prelectores;
• Definição de prazos para recepção das comunicações;
• Definição de critérios para distribuição de comunicações;
• Contactos com o Comité Científico do Evento;
• Produção e divulgação de Abstractos.

Exposição Técnica / Elaboração de stands

• Avaliar a possibilidade de uma exposição técnica;
• Definir e contactar espaço para a realização de uma exposição Técnica / Comercial;
• Definir e contactar os principais expositores e colaboradores;
• Produção e distribuição e um Caderno de Encargos / Manual do Expositor;
• Organização da área de exposição técnica;
• Coordenação das reservas de espaços;
• Concepção, criação e decoração de espaços;
• Apoio e supervisão nas fases de montagem e desmontagem.