Organização de Eventos

A TOKE enquanto organizadora profissional, competente de Eventos, possuíndo material audiovisual próprio, assegura a organização e coordenação de congressos, convenções, colóquios, conferências, workshops, acções de formação e divulgação, reuniões profissionais, através da concepção, planeamento e execução de todas as tarefas necessárias.

 

Possuímos um sistema de organização de eventos que ajudará a preparar uma celebração personalizada. Tirando o máximo partido das suas ideias, valorizando todos os pormenores e com acompanhamento permanente da equipa de organização da TOKE.

  

 FAZEMOS GRANDES EVENTOS COM PEQUENOS DETALHES .

A equipa da TOKE é constituída por um conjunto de profissionais com mérito reconhecido com formação específica em Protocolo garantindo a qualidade dos serviços prestados.

 

  • Concepção e gestão do evento
  • Marketing e design do evento
  • Selecção e gestão dos espaços para realização do evento
  • Secretariado
  • Hospedeiras
  • Alojamento
  • Transferes
  • Catering
  • Programa social
  • Tecnologias da informação
  • Interpretação em simultâneo
  • Brindes e material diverso
  • Programa científico
  • Exposição Técnica / Elaboração de stands
  • Painéis para posters / Painéis de sinalização / Panéis de secretariado

 

Concepção e gestão do evento

  • Concepção, planeamento, organização e divulgação do evento;
  • Consultoria e apoio técnico em todas as fases do evento;
  • Planeamento do Programa: assistência ao nível da criação e gestão das fichas de inscrição para o evento e hotéis.
  • Apoio à gestão financeira do evento.

Marketing e design do evento

  • Desenvolvimento do plano de marketing e promoção, nomeadamente, definição de objectivos e estratégias, concepção e produção de material promocional e publicitário;
  • Contactos com os órgãos de Comunicação Social, para divulgação do evento e realização de Conferências de Imprensa;
  • Criação de anúncios;
  • Elaboração e difusão de «Press Release»;
  • Edição do «Jornal Diário» do evento;
  • Concepção dos elementos gráficos do evento em geral, nomeadamente do(s) Logotipo(s);
  • Design e produção (impressão) de cartazes, programas, formulários de inscrição, formulários de comunicações, livros de resumos/comunicações, convites para almoços/jantares de trabalho, entre outros;
  • Impressão de certificados de presença para participantes e diplomas para prelectores.

Selecção e gestão dos espaços para realização do evento

  • Estudo prévio do formato e participantes do evento, para posterior selecção dos espaços adequados;
  • Apresentação ao cliente dos vários espaços possíveis;
  • Reserva do(s) espaço(s) pretendido(s);
  • Estudo das áreas e sua distribuição e organização de acordo com as acções a desenvolver;
  • Decoração do espaço – concepção de projectos de stands, expositores, arranjos florais, lettering, etc;
  • Montagem de todo o tipo de equipamento/mobiliário necessário à realização do evento (meios audiovisuais, informáticos, equipamento de interpretação simultânea, entre outros);
  • Instalação de um Business Center de apoio ao evento;
  • Sinalização de todo o espaço;
  • Montagem de painéis para exposição de posters,trabalhos e comunicações livres.

Secretariado

  • Elaboração e coordenação de «mailings»;
  • Gestão e processamento informatizado de todas as inscrições;
  • Impressão e distribuição dos crachás de identificação dos participantes, prelectores e organizadores;
  • Elaboração de relatórios ao longo de todas as fases do evento;
  • Apoio generalizado à Comissão Organizadora;
  • Contactos com instituições, patrocinadores, prelectores e participantes;
  • Elaboração e distribuição de diplomas e certificados de participação no evento;
  • Recepção e distribuição aos participantes da documentação do evento (trabalhos, folhetos, prelecções, resumos, etc...)

Hospedeiras

  • Disponibilização de um serviço de hospedeiras qualificadas para eventos de dimensões e natureza diversas;
  • Aconselhamento quanto ao número e características das hospedeiras consoante o tipo de evento;
  • Selecção de hospedeiras e hospedeiros qualificados, multilingues, com apresentação cuidada e boa capacidade de comunicação;

Alojamento

  • Pré-selecção de Hotéis – 3, 4 e 5 estrelas;
  • Apresentação de várias opções para alojamento;
  • Negociação de preços e condições;
  • Elaboração de «rooming-lists;
  • Gestão e processamento informatizado da distribuição de participantes por Hotel;
  • «Welcome Reception» em todos os hotéis seleccionados para recepção e encaminhamento de participantes e prelectores.

Transferes

  • Análise e selecção dos transferes necessários;
  • Organização do serviço de «shuttles» de apoio;
  • Planeamento «Schedule» dos transferes;
  • Disponibilização de transferes pessoais para oradores e participantes «VIP» em veículos de Classe A, com motorista multilingue;
  • Organização das viagens dos participantes, prelectores e acompanhantes

Catering

  • Análise das necessidades do evento na área da restauração;
  • Pré-selecção e proposta do fornecedor mais adequado;
  • Selecção de ementas ;
  • Supervisão da qualidade e eficiência dos serviços contratados.

Programa social

  • Organização de «Tours» para acompanhantes e participantes;
  • Organização de programas lúdicos para acompanhantes;
  • Organização de actividades culturais;
  • Planeamento e reserva do programa social.

Tecnologias da informação

  • Elaboração da página do evento para promoção do mesmo via internet;
  • Disponibilização de formulários de inscrição e pagamentos on-line;
  • Fornecimento de todo o equipamento audiovisual (écrans, retroprojectores, videos, «flip-charts», projectores de slides, microfones de lapela, etc);
  • Disponibilização dos meios informáticos (hardware e software) e respectivo apoio técnico especializado;
  • «Televoters»: equipamamento para votação em simultâneo por I.R., de resposta simples ou múltipla com projecção imediata dos resultados.

Interpretação em simultâneo

  • Planeamento e coordenação dos serviços de interpretação simultânea;
  • Tradução de documentação diversa;
  • Montagem de cabinas de interpretação e disponibilização de equipamento de apoio;
  • Tradução/interpretação em qualquer idioma.

Brindes e material diverso

  • Pastas especialmente concebidas para cada evento;
  • Painéis indicativos e para exposições;
  • Cabanas de mesa para identificação de todos os prelectores;
  • Brindes diversos criados de acordo com o carácter do evento com o respectivo logotipo, a definir pela Comissão Organizadora.

Programa científico

  • Orientação na definição das directivas gerais do programa científico;
  • Tratamento de requisitos especiais dos prelectores;
  • Troca de comunicações/informações com os prelectores;
  • Definição de prazos para recepção das comunicações;
  • Definição de critérios para distribuição de comunicações;
  • Contactos com o Comité Científico do Evento;
  • Produção e divulgação de Abstractos.

Exposição Técnica / Elaboração de stands

  • Avaliar a possibilidade de uma exposição técnica;
  • Definir e contactar espaço para a realização de uma exposição Técnica / Comercial;
  • Definir e contactar os principais expositores e colaboradores;
  • Produção e distribuição e um Caderno de Encargos / Manual do Expositor;
  • Organização da área de exposição técnica;
  • Coordenação das reservas de espaços;
  • Concepção, criação e decoração de espaços;
  • Apoio e supervisão nas fases de montagem e desmontagem.

 

Galeria de Imagens